Dimanche 1^er mai 2022, pas de répit pour les bénévoles de Lille Aide Ukraine, encore moins de jour chômé. Alors qu’un convoi humanitaire est actuellement à Varsovie, les volontaires en charge de l’affectation des familles sont sur le pont. Ils savent qu’à bord de ce convoi, 3 familles arriveront ce soir à 23h à Lille. Elles ont chacune une famille d’accueil attribuée. Tout va bien, comme d’habitude. Mais un nouveau défi attend notre équipe : il faut trouver un toit pour 35 personnes du jour au lendemain. C’est la conséquence du premier partenariat avec Team 4UA. Agilité et réactivité pour Agathe, Manon, Séverine, Hélène et Caroline, nos cinq bénévoles travaillant à l’affectation des familles sans oublier Laurent Blin, qui lui, gère le projet d’une main de maître. 35 personnes ayant fui l’Ukraine arriveront lundi 2 mai à Lille à 7h du matin pour recommencer une nouvelle vie.

Réveil 8h30.  Sur le groupe What’s app « affectation des familles », 57 messages non lus. Je remonte jusqu’au premier message à 6h56 de Séverine.  Elle suit le convoi et les familles qui viennent d’arriver à l’hôtel, point de rassemblement à Varsovie. « Irina est dans le hall de l’hôtel ». Laurent Blin, le président de Lille Aide Ukraine rappelle le nom des familles et les personnes attendues. Check tout va bien, la famille est au rendez-vous et elle embarque avec notre équipe direction Lille. Deux minibus et un fourgon sont en route. Petite photo prise pour les reconnaître à l’arrivée et transmettre aux familles d’accueil. Reste 35 personnes à gérer.

Un travail de fourmis pour nos bénévoles

Alors qu’Agathe dresse la table pour ses convives ce midi, elle sait que cette journée va être « sportive ». Agathe a l’habitude, depuis son premier convoi le 12 mars 2022 avec l’association, elle a repris la route des convois et s’implique tous les jours dans l’affectation des familles.  Laurent écrit « départ pour PTAK, la pression monte ». Séverine répond « ça va le faire ». Séverine, c’est elle qui a chaque arrivée des convois est présente avec son tableau bien ficelé. Sur chaque ligne, elle a le nom des familles ukrainiennes et françaises ; Elle vérifie tout dans les moindres détails, jusqu’à l’identité. On pourrait penser que c’est l’hôtesse d’accueil, elle fait bien plus que cela. Présente au premier convoi avec Agathe, elle est sur le qui-vive.  Séverine est depuis le début à l’affectation des familles.

Trouver des familles d’accueil à la dernière minute

PTAK c’est cette foire expo à Varsovie où les familles ukrainiennes se rassemblent avant de trouver une autre destination. Un lieu de chute où ils pourront manger, dormir avant de repartir pour l’inconnu espérant reprendre le cours de leur vie. Pour la première fois depuis l’organisation de ses convois humanitaire, Lille Aide Ukraine s’est engagée avec Team 4UA à prendre en charge 35 personnes. 35 personnes dont on ignore la composition de la famille : maman, enfant, grands-parents. C’est le grand point d’interrogation pour Laurent, Agathe, Séverine qui sont dans l’association depuis le début. Caroline, présente au convoi humanitaire du 23 et 24 avril  et Hélène viennent tout juste de renforcer l’équipe. Hélène suit dans cette situation extraordinaire « OK j’ai 30 minutes sur PC. Fichier convoi, onglet B2 réfugiés, j’insère la famille de 4 convoi B ». Elle semble avoir pris ses marques. Hélène et Caroline ont été formé semaine dernière par Manon, qui a pris quelques jours de vacances bien mérités cette semaine. Moi, je suis leurs conversations depuis des semaines, je me demande toujours comment elles arrivent à gérer.

Un vivier de familles prêtes à accueillir

Pour répondre à la demande à l’instant T, travailler en flux tendu, l’équipe en charge de l’affectation des familles a bien un listing de familles à Lille et dans la région prêtes à accueillir. Il va falloir prévenir ces familles en moins de 24h, qu’elles accueilleront des personnes déplacées d’Ukraine dès demain 7h voire dans la nuit. Le reste du convoi est parti du centre PTAK. Ce midi, l’équipe de Lille Aide Ukraine va faire une visio en équipe pour jongler une nouvelle fois sur l’affectation des familles d’accueil. Nos convoyeurs sont à l’instant à Varsovie, on va savoir en direct pour qui nous devons trouver un foyer.

Réactivité ou réactivité

Affectation des familles réussie

16h démarrage de la visio pour répartir les quatorze familles ukrainiennes dans les familles d’accueil. En renfort, Delphine Delesalle de l’association Ukraine en Nord. Cette association se charge d’héberger et de subvenir aux besoins de famille dans le secteur de Bondues, Mouvaux, Roncq. Delphine a également des solutions pour certaines familles en transit. Quelques lignes sur un tableau passent au vert.  Se joint à l’appel, le maire de Fromelles, Jean Gabriel Masson. Dans ce village habitué à accueillir les australiens en nombre pour les questions historiques que nous connaissons, des familles sont prêtes à accueillir et des logements sont vacants. Il faut trouver un hébergement pour une famille nombreuse de six personnes. Chacun se dispatche ses lignes d’attribution. Pendant que Laurent remplit ses lignes dans son fichier Excel, Hélène, Agathe et Séverine passent directement des coups de fil pendant la visio et solutionnent les hébergements. Tout est pris en compte, Laurent nous partage même la photo du petit chien d’une famille avec son collier bleu. Lille Aide Ukraine accueille tout le monde. Anna, ukrainienne, est là aussi. Elle est appelée à communiquer avec certaines familles en chemin pour éclaircir certains aspects.